佛山新绍铝业使用浩泰《铝商家》

2019-07-06

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一、前言:

本人从入职以来一直致力于基于启航平台开发软件行业的,从17年11月份开始,专项负责铝商家版本的开发与实施,以下为我负责新绍项目的总结。该版本上线以来,有效改善客户库存混乱、找不到货品、销售订单下单失误导致采购错或者下单,有效提高员工办事效率、明确报价、提货日期等等,从而做到专业、可靠、高效。


二、项目开发前调研:


在开发新绍项目前,有先去同类型的型材贸易公司(包括新绍)调研,了解到他们目前普遍存在几个比较影响效率的情况:


1.其它型材贸易在一个不是行业内使用的简单库存管理系统、或一个自己设计的一个或者多个excel表,更繁琐点的就是在一大叠纸质单据中去找单,然后进行对数,数据范围管控、须订购、未回数完全靠人去用笔或用脑去记录,这种明细是不利于企业的发展的


2.新绍当时使用的是一个门窗管理软件,算比较专业的铝材软件,下单很自由,很快,但是该软件的不足也体现出来了:

A.客户下单容易输错订单,填错其中一个参数导致采购错型材

B.已采购或发外加工的型材,无法准确知道未回数,导致需要采购时完全靠人脑或自制excel去记,出错的可能很高,而且很容易就造成爆仓或缺料的情况

C.客户下单后,库存不明确制定客户,容易把答应给A客户的货品送到B客户,一不小心就造成客户的提货时间不明确,从而造成客户投诉

D.下采购或发外单时,不能及时记录相应的单价或计算出金额,而是到供应商送货来的时候才以供应商的定价录入系统,没有自己的成本把控凭证,让厂部的成本控制处于被动

E.每个型材的正确库位、库位容量也不明确,经常出现销售人员跑去仓库找料的情况

F................等等


所以我于设计系统时,定下几个要实现的效果

1.要准确下订单,减少下错单的情况


2.销售单、采购单和发外单要自动算出单价,把控制权牢牢控制在厂部


3.库存数目要明确,那部分是已经客户订下的,那些是已经采购或发外加工暂时未回的、暂时空余的库存数,根据这个去方便采购、销售,让采购真正能达到根据库存就能知道目前需要采购的型材、数目,销售能准确根据去答复客户的提货时间


4.系统平台升级,原本的铝商家版本流程不明确,流程复杂,而且是基于以前的平台进行搭建,容易弹出报错,不稳定,既然要设计一个专业的行业软件,当然要画好流程,既要全面,也要简单、通俗易懂


*软件简单流程

1.基础资料(作用明确,让使用者看到名字就能知道他的作用)

2.型材进销存管理(专注型材的进、销、存的把控管理,一目了然)

3发外加工管理(发外和来料加工管理)

4.配件管理(专注配件的进、销、存的把控管理)

5.应收管理(所有客户的账单都能轻松调出,轻松对账)

6.应付管理(所有供应商的账单一手掌握,成本自己实时了解,实施掌控)

7.出纳管理(内置资金账号管理,实时把控资金链)


四、模块优化

1.销售订单

加入自动计算单价功能,根据客户合同,能快速报出单价和预计总价,并能根据情况进行提示


2.采购单

采用启航平台最新的上下窗体,实时显示所缺库存,并根据型材提供建议采购数,只需轻轻一点就可以轻松下采购单


3.型材库存

采用数据钻取报表功能,点击相应的型材,右边明细表准确显示未回的采购单、发外单以及客户未提货的销售单


4.销售出库

根据销售订单直接推送数据,或者直接选择库存的空余数量进行直接销售,多种销售方式并存,最大化减少做单的难度


五、实施上线

实施时,有一部分人员是不太配合的,因为习惯了以前系统的流程,不愿意接受、不想再花费时间去学习新的事物,但是通过项目负责人、厂部高层的配合下,终于让系统运行起来,现在他们下单,大大减少了输错销售订单而导致采购出错的情况出现,而且采购时,也不用再翻记录或者过度去找各种各样的记录才能完成采购工作,库存不准的情况也大大降低。


六、实施前后感悟

在这个项目中,虽然是很辛苦的,但是最重要的就是让我得到许多宝贵的经验,如设计时,因为很多都是新的想法,而且那些想法有一部分是目前实现不了的,或者从根本上就是错的,因为行业内有一些是要深入了解过才会知道,经常在设计时才发现问题,然后找相关人员去了解前因后果,然后再找这个问题的最优的解法等等。